Abbiamo già parlato di che cosa sia il DAM e di quali siano i vantaggi della sua implementazione all’interno dell’azienda (se vuoi rinfrescarti la memoria, leggi l’articolo Che cos’è un Digital Asset Management (DAM)?).

Oggi cerchiamo di capire un po’ più a fondo quali sono i passi che un’impresa deve intraprendere per capire quali sono le reali esigenze che il DAM deve andare a soddisfare all’interno dei processi aziendali.
In generale infatti, la maggior parte delle aziende alla ricerca di un DAM ha la stessa esigenza di archiviare, organizzare e condividere i contenuti in modo da consentire una migliore centralizzazione, risparmiare tempo e ridurre le attività di amministrazione non necessarie.

Scendendo più nel dettaglio però, i requisiti specifici possono in realtà essere molto differenti ed è quindi una buona idea riconoscere i processi che si vogliono migliorare nel team e individuare quali funzionalità DAM possono aiutare a risolvere questi punti critici.

Riconoscere le inefficienze nel ciclo di vita dei contenuti è il primo passo per trovare una soluzione. Per questo, è d’aiuto confrontarsi con i vari dipartimenti per capire quali sono le principali criticità riscontrate.
Una volta identificati completamente i punti critici nella gestione dei contenuti, si può iniziare a capire come si traducono in requisiti funzionali per una soluzione di gestione delle risorse digitali.

• Eliminare i contenuti obsoleti
  Capita spesso, più del dovuto, che vengano condivisi materiali obsoleti? È un problema comune, risolvibile con il controllo della versione. Il DAM infatti, una volta creata una nuova versione di una risorsa esistente, può sovrascrivere la vecchia versione, così da evitare l’utilizzo di risorse non aggiornate.
• Reperire le risorse velocemente
  Cercare un’immagine in un numero infinito di cartelle disordinate può essere frustrante. Se non è possibile trovare un file in pochi secondi, si spreca tempo eccessivo in inefficienze evitabili.
  Anche in questo caso il DAM, in base a specifiche quali il tipo di file, gli utenti che possono accedervi e la frequenza, può permettere una gestione migliore della ricerca.
• Accedere ai contenuti sempre, da qualsiasi luogo
  Il periodo Covid ci ha insegnato che la maggior parte del lavoro può essere svolto a qualsiasi ora, da qualsiasi luogo. Per questo è fondamentale che gli utenti possano accedervi ovunque si trovino.
  Per questo, scegliere un DAM basato su cloud è determinante per un buon utilizzo dello strumento.
• Tenere traccia dell’utilizzo dei file
  Più il team utilizza il DAM nel proprio flusso di lavoro, maggiore sarà il valore che ne trarrà. Pertanto, ottenere statistiche su quali file vengono utilizzati frequentemente, cosa no e riconoscere come i diversi ruoli lavorativi interagiscono con il portale può essere utile per individuare potenziali inefficienze nel ciclo di vita dei contenuti. Per questo è importante la funzionalità di analisi.
• Ridurre i continui download/upload di file
  La gestione delle risorse digitali dovrebbe rappresentare il “collante” in grado di unire tutti gli strumenti digitali utilizzati in azienda, così da ridurre il numero di download e upload tra i vari sistemi. L’integrazione del DAM con le applicazioni preesistenti in azienda è fondamentale per garantire la miglior esperienza per il team.