1. Aiutare i nuovi arrivati a prepararsi per il primo giorno di lavoro
   Per esempio, inviare una mail alcuni giorni prima dell’inizio del lavoro con informazioni base come indirizzo, parcheggio, materiale necessario e gli appuntamenti della prima settimana lavorativa.
2. Preparare i dipendenti all’arrivo dei nuovi assunti
   Informare i dipendenti dell’arrivo dei neoassunti e coordinare eventuali attività di gruppo.
   Per esempio, inviare una mail interna all’azienda per dare informazioni sui nuovi arrivati aiuta soprattutto i dipendenti e i manager di altri reparti a conoscere i nuovi colleghi.
3. Predisporre tutti i particolari necessari
   Preparando per tempo ogni informazione e materiale necessario, si evita di incorrere in problemi nei primi giorni di lavoro.
   Per esempio, predisporre in anticipo kit di benvenuto, badge, accessi ai dispositivi, contratto e documentazione amministrativa. Prevedere anche un tour delle varie parti dell’azienda.
4. Organizzare programma e obiettivi del piano di onboarding
   Preparare in anticipo il programma delle prime settimane di lavoro e predisporre gli obiettivi che ci si aspetta che il neoassunto raggiunga. Questi obiettivi devono essere chiari e raggiungibili.
   Definire fin dal principio chi sarà il tutor e discutere coi nuovi arrivati i dettagli del percorso, in modo che sappiano come comportarsi e a chi rivolgersi in caso di bisogno.
   Per esempio, preparare il piano di formazione e orientamento e gli incontri coi colleghi/tutor.
5. Richiedere aggiornamenti e feedback lungo tutto il periodo di onboarding
   Programmare un check periodico coi nuovi assunti per accertarsi del grado di soddisfazione e l’avanzamento del programma.
   Per esempio, richiedere feedback o predisporre questionari lungo tutto il percorso così da monitorare l’efficacia del piano.

Solitamente le figure che all’interno dell’azienda si occupano dell’onboarding sono:

• reparto HR, che seguono la risorsa dalle fasi preliminare del recruiting e che solitamente sviluppano il piano di onboarding;
• reparto amministrativo, che prepara tutta la documentazione necessaria e delle comunicazioni;
• reparto IT, che si occupa della predisposizione dei nuovi accessi, dispositivi e programmi utilizzati;
• tutor, manager o colleghi, che si occupano dell’affiancamento del nuovo dipendente.

Alcune delle attività di onboarding in azienda possono essere digitalizzate e questo, oltre a facilitare il lavoro per il reparto HR, aiuta anche chi deve fare l’integrazione di nuovo personale a distanza o in paesi diversi.

Affidandosi ad app integrabili con i sistemi aziendali, utilizzabili da tutti e su ogni tipo di dispositivo, si ottiene una comunicazione più immediata, personalizzata e informazioni sempre consultabili.

SmartCo è un’app specializzata per la comunicazione aziendale e grazie alle sue funzionalità consente di snellire alcuni dei processi di onboarding.
Sono presenti sezioni apposite per creare survey, ricevere feedback, inviare welcome kit e tutorial sempre consultabili nel profilo dell’utente.

Inoltre grazie al modulo SmartGroup si ha la possibilità di suddividere gli utenti in cluster di destinazione, a seconda delle loro caratteristiche come lingua, mercato, ruolo, e ottenere così una comunicazione più mirata ed efficace.

Scopri anche le altre funzionalità di SmartCo!